5 основных функций Excel, облегчающих работу с ним

5 основных функций Excel, облегчающих работу с нимExcel для некоторых - любимый инструмент манипулирования неграмотными мужчинами (да и женщинами). К примеру, программистам не нужно беспокоиться о множестве столбцов, строк, и правильности формул, потому что у них есть и другие возможности. Для всех же остальных, в особенности находящихся на руководящих позициях, Excel является важным инструментом работы. Несмотря на это, многие часто пугаются, когда приходится впервые начать с ним работать.

В самом деле, если вы изучите Excel достаточно хорошо, то сможете использовать его для экономии времени в записях, автоматически обновлять их, использовать для хранения данных и даже проводить опросы. Позвольте представить пять, можно сказать, основных функций Excel, о которых должен знать каждый начинающий пользователь.


Автозавершение

Ввод последовательных данных, особенно с длинным рядом, занимает много времени и имеет отличные шансы человеческой ошибки. Вот почему, когда это возможно, Excel предсказывает текст, который вы пытаетесь ввести и дает вам возможность дополнить его для вас.

К примеру, вы хотите ввести серийные номера, которые идут друг за другом. Вместо того, чтобы вводить их вручную, можно ввести первые три или четыре цифры и выделить заполненные ячейки. Подведите курсор к нижней правой части последней ячейки подождите пока он превратится в знак плюса.

5 основных функций Excel, облегчающих работу с ним

Перетащите его и сможете увидеть значение каждой из новых ячеек. Excel автоматически увеличит их значение. Этот трюк лучше всего использовать с формулами, потому что их значения автоматически обновляются и не приходится их копировать/вставлять.

Автозаполнение

Этот трюк пригодится при вводе данных. Excel может автоматически заполнять ячейки, если были введены похожие данные в предыдущих клетках того же столбца. Просто нажмите Enter, чтобы заполнить его.

5 основных функций Excel, облегчающих работу с ним

Умная сортировка по алфавиту

В Excel есть такая возможность, но новичок может постесняться использовать её, так как данные в соседних колонках, связанные с ними, могут поменять соотношения. Например, у вас есть имена, отделы, адреса, номера телефонов и группы крови в отдельных самостоятельных столбцах.

Вам нужно отсортировать имена в алфавитном порядке, но при этом хотелось бы оставить соседние клетки в таком виде, чтобы прочитать правильный адрес, номер телефона, и группу крови для этого человека.

5 основных функций Excel, облегчающих работу с ним

Вы можете пойти дальше и использовать сортировку от А до Я, потому что Excel спросит хотите ли вы расширить выбор для включения данных в смежных колонках. Это позволяет сортировать одну колонку в алфавитном порядке, а соответствующие данные в других колонках разместить в необходимом порядке. Такая умная сортировка работает для любого типа правил, которые вы сможете использовать.

Преобразование данных из строки в столбец (и обратно)

Зачастую обнаруживается неправильное расположение данных уже после того, как проведена некоторая работа. К примеру, формат был создан для какой-то конкретной цели, но обнаружилось, что нужно перевести столбец в строку или наоборот. Вместо копирования и вставки каждого отдельного значения, вы можете использовать специальную вставку «Транспонирование».

5 основных функций Excel, облегчающих работу с ним

Выделите и скопируйте столбец, который необходимо вставить в строку. Затем выберите первую ячейку строки, в которую требуется вставить данные. Нажмите на маленькую стрелку под кнопкой Вставить и выберите команду Специальная вставка. В появившемся окошке отметьте галочкой «транспонировать» и нажмите ОК.

Отдельные имена и фамилии

В Excel 2013 есть умная функция автоматического заполнения, которая работает между колонками. Возьмите, к примеру, столбец, который содержит как имя, так и фамилию. В прежних, более ранних, версиях Excel приходилось использовать сложную функцию связывания.

Теперь же все, что вам нужно сделать - это начать печатать имя в следующей колонке. Сделайте это для первых двух или трех элементов и получите критерии разделения и список данных для всех соответствующих значений в столбце. Все, что вам нужно будет сделать, это нажать кнопку Enter на клавиатуре.Это работает для любого типа данных.

5 основных функций Excel, облегчающих работу с ним

Знаете ли вы полезные хитрости Excel, которые часто используете на работе, и помогающие устранить лишние телодвижения? Поделитесь с нами в комментариях.

[sotmarket_popular_3columns_3_both_default___]

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Яндекс.Метрика